Στην εποχή της ραγδαίας ανάπτυξης του e-commerce, οι επιχειρηματίες καλούνται να δώσουν προσοχή όχι μόνο στην τιμή του προϊόντος, αλλά και στην ταχύτητα και ποιότητα διαχείρισης παραγγελιών. Η εφαρμογή ενός συστήματος barcode και η χρήση scanner μειώνει σημαντικά τον χρόνο εκτέλεσης παραγγελιών και περιορίζει τον κίνδυνο λαθών κατά την εκτέλεση καθημερινών εργασιών. Η Base.com υποστηρίζει την υιοθέτηση μιας τέτοιας λύσης στην επιχείρησή σας.
Barcode scanner
Ένα barcode scanner είναι συσκευή σχεδιασμένη να διαβάζει πληροφορίες που αποθηκεύονται σε μορφή γραμμωτού κώδικα (barcode). Τα σύγχρονα scanners συχνά λειτουργούν ως προσομοίωση πληκτρολογίου, ο κώδικας που διαβάζεται εμφανίζεται στην οθόνη του υπολογιστή στη θέση του κέρσορα. Η σάρωση ενός κωδικού μπορεί επίσης να ενεργοποιήσει μια συγκεκριμένη ενέργεια στο σύστημα, ισοδύναμη με την επιλογή ενός κουμπιού με πληκτρολόγιο ή ποντίκι.
Υπάρχουν πολλοί τύποι scanners διαθέσιμοι στην αγορά, σχεδιασμένοι για διαφορετικές ανάγκες. Το σύστημα της Base.com λειτουργεί με οποιοδήποτε barcode scanner συνδεδεμένο σε υπολογιστή, tablet ή κινητό. Αξίζει να αφιερώσετε λίγο χρόνο ώστε να επιλέξετε το κατάλληλο scanner για τις ιδιαιτερότητες λειτουργίας της επιχείρησής σας.
Αρκεί να συνδέσετε το scanner με τον υπολογιστή, σύμφωνα με τις οδηγίες του εκάστοτε μοντέλου (π.χ. μέσω καλωδίου επικοινωνίας ή USB), και αν χρειάζεται να εγκαταστήσετε το driver που συνοδεύει τη συσκευή. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε ένα ασύρματο scanner και να το συνδέσετε με κινητό ή tablet μέσω Bluetooth.
Και στις δύο περιπτώσεις δεν χρειάζεται να αγοράσετε επιπλέον λογισμικό! Επίσης, δεν απαιτείται καμία επιπλέον ρύθμιση στο σύστημα της Base.com. Αρκεί ο σαρωμένος κωδικός να καταχωρίζεται στον browser όπου είναι ανοιχτή η Base.com. Αυτό σημαίνει ότι αρκεί να ανοίξετε το πάνελ της Base.com σε οποιονδήποτε browser στη συσκευή που είναι συνδεδεμένο το scanner (υπολογιστής, tablet ή κινητό).
Βασικές αρχές σωστής λειτουργίας με barcode scanner
Για να διασφαλίσετε ότι όλα λειτουργούν σωστά, θυμηθείτε μερικές σημαντικές αρχές:
-
Τη στιγμή της σάρωσης δεν πρέπει να είναι επιλεγμένο κάποιο πεδίο κειμένου (π.χ. πεδίο γρήγορης αναζήτησης, φίλτρο πίνακα). Διαφορετικά, μετά τη σάρωση, αντί για την αναμενόμενη ενέργεια, το σύστημα θα συμπληρώσει το επιλεγμένο πεδίο στη σελίδα.
-
Ο scanner δεν πρέπει να προσθέτει επιπλέον χαρακτήρες (συμπεριλαμβανομένων μη εκτυπώσιμων χαρακτήρων) στον κωδικό, π.χ. @. Αυτό μπορεί να προκαλέσει προβλήματα στον μηχανισμό της Base.com. Σε αυτή την περίπτωση θα πρέπει να ελέγξετε τις ρυθμίσεις του scanner και να παραμετροποιήσετε σωστά prefixes και suffixes.
-
Ο barcode πρέπει να περιέχει τουλάχιστον 6 χαρακτήρες. Η Base.com υποστηρίζει ανάγνωση barcodes μήκους όχι μικρότερου από 6 χαρακτήρες.
-
Στην περίπτωση αριθμών παραγγελίας από το κατάστημα που είναι μικρότεροι από 6 χαρακτήρες, πρέπει να προσθέσετε μηδενικά στην αρχή στις εκτυπώσεις barcodes (ενότητα Παραγγελίες → Εκτυπώσεις και εξαγωγές → Επεξεργασία επιλεγμένης εκτύπωσης) ώστε το μήκος να φτάνει τους 6 χαρακτήρες, π.χ.:
-
2010 → 002010
-
1990 → 001990
-
1968 → 001968
-
-
Στην περίπτωση αριθμών παραγγελίας που δημιουργούνται από την Base.com, πρέπει να προσθέσετε το πρόθεμα BLO_[αριθμός_παραγγελίας] στις εκτυπώσεις barcodes.
-
Βεβαιωθείτε ότι ο browser σας είναι ενημερωμένος. Ελέγξτε επίσης αν τυχόν extensions που έχετε εγκαταστήσει μπλοκάρουν τον μηχανισμό της Base.com ή αν κάποια διαδικασία που τρέχει στο παρασκήνιο του υπολογιστή εμποδίζει τη λειτουργία του συστήματος.
-
Δεν υπάρχουν συγκεκριμένες συστάσεις για τις ελάχιστες διαστάσεις του κωδικού· αρκεί να είναι ευανάγνωστος από το scanner.
Barcode
Το barcode είναι μια γραφική αναπαράσταση χαρακτήρων που μπορούν να αναγνωριστούν από barcode scanners. Πρόκειται για έναν αναγνωριστικό κωδικό που επιτρέπει τη γρήγορη και εύκολη ανάκτηση των απαραίτητων πληροφοριών. Τα πεδία barcode περιέχουν μοτίβα από μαύρες και λευκές γραμμές, τα οποία σαρώνονται και διαβάζονται ως δεδομένα, και σε αυτή τη μορφή καταχωρίζονται στη βάση δεδομένων.
Σε μεγάλη κλίμακα, τα barcodes εφαρμόστηκαν ήδη από τη δεκαετία του 1970 ως λύση για την αναγνώριση προϊόντων και τον έλεγχο ροής.
Barcodes στο σύστημα της Base.com
Η Base.com δίνει τη δυνατότητα δημιουργίας διαφορετικών τύπων barcodes, όπως:
-
EAN8
-
EAN13
-
CODABAR
-
C128
Από προεπιλογή, δημιουργείται κωδικός τύπου C128.
Η πλήρης λίστα είναι διαθέσιμη στην ενότητα Παραγγελίες → Εκτυπώσεις και εξαγωγές → Επεξεργασία (επιλεγμένης εκτύπωσης)/Νέα εκτύπωση/εξαγωγή.
Τύποι barcodes στο σύστημα της Base.com
Η Base.com υποστηρίζει την ανάγνωση των παρακάτω τύπων barcodes:
-
Κωδικοί που σχετίζονται με παραγγελίες:
-
Κωδικοί αριθμών παραγγελίας: μετά τη σάρωση αυτού του κωδικού στη λίστα παραγγελιών, το σύστημα εκτελεί την ενέργεια που έχει αντιστοιχιστεί στον συγκεκριμένο κωδικό, σύμφωνα με τη ρύθμιση του barcode scanner.
-
Κωδικοί ετικετών courier: μετά τη σάρωση αυτού του κωδικού στη λίστα παραγγελιών, το σύστημα εκτελεί την ενέργεια που έχει αντιστοιχιστεί στον κωδικό, σύμφωνα με τη ρύθμιση του barcode scanner.
-
-
Ειδικοί κωδικοί που ενεργοποιούν ενσωματωμένες λειτουργίες του συστήματος ή custom γεγονότα.
-
Κωδικοί προϊόντων (τύπου EAN ή SKU):
-
Αν σαρώσετε τον κωδικό με ανοιχτό τον Pick&Pack Assistant, το σύστημα θα σημειώσει μία μονάδα του σαρωμένου προϊόντος ως «συσκευασμένη» στην τρέχουσα παραγγελία.
-
Αν σαρώσετε τον κωδικό EAN με ανοιχτή τη λίστα παραγγελιών, ο κωδικός θα καταχωριστεί αυτόματα στο πεδίο Παραγγελίες → Λίστα παραγγελιών → Προηγμένο φιλτράρισμα → Φίλτρο EAN προϊόντος.
-
Κωδικοί που σχετίζονται με παραγγελίες
Στο σύστημα της Base.com, υπάρχουν δύο βασικοί τύποι κωδικών που σχετίζονται με παραγγελίες:
-
Κωδικοί αριθμών παραγγελίας
-
Κωδικοί ετικετών courier
Κωδικοί αριθμών παραγγελίας
Ο κωδικός παραγγελίας χρησιμοποιείται για την αναγνώριση μιας συγκεκριμένης παραγγελίας και μπορεί να εκχωρηθεί είτε μέσα από το σύστημα της Base.com, είτε από το σύστημα του ηλεκτρονικού καταστήματος.
Η Base.com δίνει τη δυνατότητα δημιουργίας διαφορετικών τύπων εκτυπώσεων και εξαγωγών παραγγελιών στην ενότητα Παραγγελίες → Εκτυπώσεις και εξαγωγές. Τα έγγραφα αυτά μπορούν να παραχθούν με barcode, χρησιμοποιώντας έναν ειδικά προετοιμασμένο barcode generator.
Τα barcodes παραγγελιών εμφανίζονται, μεταξύ άλλων, στα παρακάτω έγγραφα:
-
εκτύπωση κάρτας παραγγελίας,
-
εκτύπωση λίστας αποστολών (στην έκδοση με κωδικούς παραγγελίας),
-
εκτύπωση τιμολογίου (με πρότυπο που περιλαμβάνει κωδικούς παραγγελίας).
ℹ️ Αναλυτικές πληροφορίες για το θέμα αυτό θα βρείτε στο άρθρο μας: Εκτυπώσεις και εξαγωγές (Printouts and exports).
Κωδικοί ετικετών courier
Το barcode που εμφανίζεται στην ετικέτα courier περιέχει τον αριθμό αποστολής και χρησιμοποιείται για την αναγνώριση μιας συγκεκριμένης αποστολής. Ο κωδικός δημιουργείται από το σύστημα του courier και εισάγεται στο σύστημα της Base.com απευθείας μέσω API.
Barcodes προϊόντων
Η Base.com επιτρέπει την ορθή αναγνώριση προϊόντων μέσω σάρωσης EAN ή SKU κωδικών. Αυτό απλοποιεί σημαντικά τη διαδικασία συλλογής και συσκευασίας παραγγελιών.
Ο EAN κωδικός είναι το barcode που υπάρχει σε όλα τα τυπικά κουτιά προϊόντων (ο ίδιος κωδικός που σαρώνεται στο ταμείο του σούπερ μάρκετ). Αν αυτός ο κωδικός μεταφερθεί μαζί με την παραγγελία (και σε ορισμένες περιπτώσεις αποδοθεί και στο προϊόν μέσα στο αποθηκικό σύστημα), επιτρέπει την αναγνώριση του προϊόντος κατά τη συσκευασία. Κατά την εργασία στη λειτουργία Pick&Pack Assistant, μετά τη σάρωση ενός τέτοιου κωδικού με barcode scanner, το σύστημα σημειώνει μία μονάδα του συγκεκριμένου προϊόντος στην ανοιχτή παραγγελία ως συσκευασμένη.
Ο πωλητής μπορεί επίσης να αντιστοιχίσει έναν SKU κωδικό σε κάθε προϊόν της αποθήκης. Ο κωδικός αυτός επιτρέπει επίσης την αναγνώριση προϊόντων, αλλά χρησιμοποιείται κυρίως για τη διαχείριση αποθεμάτων στην αποθήκη. Σε αντίθεση με τον EAN, ο SKU κωδικός δημιουργείται αποκλειστικά για τις ανάγκες της συγκεκριμένης αποθήκης.
Σε αυτήν την περίπτωση, εκτός από την αντιστοίχιση SKU σε κάθε προϊόν στο σύστημα, πρέπει να υπάρχει και φυσική επισήμανση των προϊόντων. Αυτό σημαίνει ότι χρειάζεται να δημιουργήσετε μόνοι σας barcode με τα SKU και να τα τοποθετήσετε πάνω στα προϊόντα. Για τον λόγο αυτό, συνιστούμε να χρησιμοποιείτε EAN κωδικούς αντί για SKU κωδικούς.
Κατά τη δημιουργία ενός SKU κωδικού, αξίζει να θυμάστε ότι η Base.com αναγνωρίζει μόνο τη σάρωση barcodes με μήκος τουλάχιστον 6 χαρακτήρων.
Ο EAN ή SKU κωδικός εμφανίζεται στις παραγγελίες που προέρχονται από πλατφόρμες όπως το Amazon ή το eBay.
Ωστόσο, στην περίπτωση άλλων πλατφορμών (π.χ. Allegro), για να είναι ορατός ο EAN κωδικός μέσα στην παραγγελία, πρέπει η καταχώριση του προϊόντος να υπάρχει στο σύστημα της Base.com. Επιπλέον, η συγκεκριμένη καταχώριση πρέπει να είναι συσχετισμένη με προϊόν από την αποθήκη, στο οποίο έχει αποδοθεί EAN ή SKU κωδικός (Προϊόντα → Λίστα προϊόντων → Επεξεργασία → Προϊόν → EAN ή SKU).
Κατά τη δημιουργία ενός SKU κωδικού, θυμηθείτε ότι η Base.com αναγνωρίζει μόνο τη σάρωση barcodes με μήκος τουλάχιστον 6 χαρακτήρων.
Αντιστοίχιση barcodes με τις λειτουργίες του συστήματος
Η Base.com επιτρέπει την αντιστοίχιση barcodes σε:
-
ενσωματωμένες λειτουργίες του συστήματος,
-
αυτόματες ενέργειες του χρήστη.
Ενσωματωμένες λειτουργίες συστήματος
Τα shortcuts που σχετίζονται με τις ενσωματωμένες λειτουργίες περιλαμβάνουν:
-
Συντομεύσεις σχετικές με τη λειτουργία Pick&Pack Assistant:
-
συλλογή προϊόντων παραγγελίας,
-
συσκευασία παραγγελίας,
-
κλείσιμο παραθύρου συλλογής/συσκευασίας,
-
λήψη φωτογραφίας για την παραγγελία.
-
-
Άλλες συντομεύσεις:
-
άνοιγμα όλων των καταστάσεων (All status),
-
μετάβαση στην επόμενη σελίδα/παραγγελία,
-
μετάβαση στην προηγούμενη σελίδα/παραγγελία,
-
επιλογή όλων,
-
αποεπιλογή όλων.
-
Αυτόματες ενέργειες του χρήστη
Η εκτύπωση σύνοψης barcodes μπορεί επίσης να περιέχει shortcuts για αυτόματες ενέργειες που έχει ορίσει ο χρήστης.
Για να το ρυθμίσετε:
-
Μεταβείτε στην ενότητα Παραγγελίες → Αυτόματες ενέργειες → Προσωπικά γεγονότα (Personal events).
-
Κατά τη δημιουργία ενός custom event, ενεργοποιήστε το πεδίο Ενεργοποίηση barcode.
Ρυθμίσεις barcode scanner
Στην ενότητα Παραγγελίες → Ρυθμίσεις → Barcode scanner, μπορείτε να αντιστοιχίσετε την ενέργεια που θα εκτελείται στον Διαχειριστή Παραγγελιών μετά τη σάρωση του κωδικού αριθμού παραγγελίας ή του κωδικού αποστολής.
Ενέργειες μετά τη σάρωση παραγγελίας ή ετικέτας
Ανάλογα με τις ρυθμίσεις, το σύστημα της Base.com μπορεί να εκτελέσει τις παρακάτω ενέργειες μετά τη σάρωση του αριθμού παραγγελίας ή του κωδικού αποστολής:
-
Άνοιγμα κάρτας παραγγελίας/επιστροφής – χρήσιμο αν θέλετε να δείτε όλες τις λεπτομέρειες των παραγγελιών ή επιστροφών που επεξεργάζεστε.
-
Επιλογή παραγγελίας/επιστροφής στη λίστα παραγγελιών – κάθε barcode θα σημειώνει την παραγγελία στη λίστα. Έτσι μπορείτε, για παράδειγμα, να σαρώσετε όλα τα έτοιμα πακέτα και να ελέγξετε αν έχουν σημειωθεί όλες οι παραγγελίες σε μια συγκεκριμένη κατάσταση (ή αν έχει παραλειφθεί κάποια). Χρήσιμο για επαλήθευση της λίστας παραγγελιών.
-
Αναζήτηση και επιλογή παραγγελίας/επιστροφής στη λίστα – όλες οι σαρωμένες παραγγελίες θα εμφανιστούν σε μία ενιαία λίστα. Έτσι μπορείτε να δείτε γρήγορα πόσες παραγγελίες σαρώθηκαν και να εκτελέσετε χειροκίνητα ενέργειες σε αυτές (π.χ. αλλαγή κατάστασης).
-
Pick&Pack Assistant – Συλλογή προϊόντων παραγγελίας.
-
Pick&Pack Assistant – Συσκευασία παραγγελίας.
-
Προσωπικό γεγονός (Personal event) – το σύστημα μπορεί να εκτελέσει αυτόματα ένα προσωπικό γεγονός που έχετε δημιουργήσει, αμέσως μετά τη σάρωση αριθμού παραγγελίας ή αποστολής. Αυτό σας επιτρέπει, για παράδειγμα, να αλλάξετε γρήγορα την κατάσταση μιας παραγγελίας απλώς σαρώνοντας την ετικέτα.
Επιπλέον, στην ενότητα Παραγγελίες → Λίστα παραγγελιών → Pick&Pack Assistant → Ρυθμίσεις scanner, υπάρχει η δυνατότητα να ρυθμίσετε τον scanner ξεχωριστά για τον εκάστοτε υπολογιστή/σταθμό εργασίας. Οι ρυθμίσεις που αποθηκεύονται εδώ υπερισχύουν των προεπιλεγμένων ρυθμίσεων του scanner μέχρι ο χρήστης να αποσυνδεθεί. Μετά τη νέα σύνδεση, επανέρχονται οι προεπιλεγμένες ρυθμίσεις, οι οποίες μπορούν να οριστούν στην ενότητα Παραγγελίες → Ρυθμίσεις → Barcode scanner.
Σάρωση παραγγελιών από πολλούς εργαζομένους
Το σύστημα της Base.com μπορεί να χρησιμοποιηθεί ταυτόχρονα από πολλούς εργαζομένους. Εάν έχετε αρκετούς υπαλλήλους στην αποθήκη, τότε κάθε εργαζόμενος θα πρέπει να διαθέτει:
-
ξεχωριστό προφίλ υπαλλήλου στην ενότητα Λογαριασμός → Προφίλ υπαλλήλων,
-
ξεχωριστό scanner, εφόσον οι εργαζόμενοι θα χειρίζονται παραγγελίες με scanner ταυτόχρονα,
-
κάθε scanner να συνδέεται σε διαφορετική συσκευή (εκτός από υπολογιστή, μπορεί να είναι tablet ή κινητό),
-
προαιρετικά – δική του κατάσταση (status), στην οποία θα ανατίθενται οι παραγγελίες προς συσκευασία για τον συγκεκριμένο υπάλληλο. Η ξεχωριστή κατάσταση δεν είναι απαραίτητη, καθώς στο Ιστορικό Συσκευασίας της Κάρτας Παραγγελίας καταγράφεται ποιος υπάλληλος σημείωσε μια παραγγελία ως συσκευασμένη. Ωστόσο, η ξεχωριστή κατάσταση είναι χρήσιμη για τη δημιουργία στατιστικών, π.χ. πόσες παραγγελίες συσκευάστηκαν από κάθε υπάλληλο.